Hay dos puntos importantes que afectan a los trámites y a la burocracia en una ciudad inteligente. Uno de ellos es la racionalización de funciones que hace parte de la inteligencia pasiva y la otra son las ayudas tecnológicas que permiten reducir trámites y papeleo.
Varios bancos y entidades financieras han implementado sistemas que le permiten al usuario realizar varias de sus transacciones a través del teléfono, del Minitel o de Internet.
Como ya ha adelantado la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Santafé de Bogotá, la Internet permite reportar daños en forma clara sin la necesidad de esperar línea en los teléfonos de reclamos o de acercarse a hacer colas en las oficinas de atención al usuario, con la ventaja adicional que queda una copia del reclamo para el registro.